Fallstricke der Buchführung einer Zweigniederlassung (im tschechischen: organizační složka) im Ausland

9. September 2019

Wahrscheinlich jeder (in der Tschechischen Republik) kennt den Begriff „organizační složka“ (betriebliche Einheit) oder ab 2014 (im Zusammenhang mit der Neuordnung des tschechischen Privat- und Handelsrechts) den Begriff „odštěpný závod“ (Zweigniederlassung). Da in der tschechischen Praxis der Begriff „organizační složka“ weiterhin öfter verwendet wird, wird er auch in der tschechischen Version dieses Artikels verwendet, in der deutschen Version wird der Begriff „Zweigniederlassung“ verwendet.

Es könnten viele Informationen über die tschechischen Zweigniederlassungen geschrieben werden, das Ziel dieses Artikels ist es jedoch, die Fallstricken der Buchführung der tschechischen Zweigniederlassungen zu beschreiben und die Leser darauf hinzuweisen, womit sie sich befassen müssen, wenn sie das jeweilige Thema betrifft, und zwar aus der Perspektive der tschechischen Rechtsvorschriften.

Der Artikel befasst sich lediglich mit der Buchführung eines Gründers einer Zweigniederlassung mit dem Sitz in der Tschechischen Republik oder einer Zweigniederlassung, die auf dem Gebiet der Tschechischen Republik seitens eines ausländischen Gründers gegründet wird.

Grundlegende Informationen.... Was ist eine tschechische Zweigniederlassung?

Eine Zweigniederlassung ist eine der Möglichkeiten eines Unternehmens, die Geschäftstätigkeit in fast jedem Land auf der Welt auszuüben, ohne im jeweiligen Land eine Tochtergesellschaft gründen zu müssen. Es passiert oft, dass ein ausländisches Unternehmen in der Tschechischen Republik seine Produkte/Dienstleistungen anbieten möchte, und daher nutzt es gerade die Möglichkeit einer Zweigniederlassung in der Tschechischen Republik. Diese Situation kann auch umgekehrt sein, d.h. ein tschechisches Unternehmen gründet eine Zweigniederlassung im Ausland.

Zu Beginn muss festgestellt werden, dass ein buchführendes Unternehmen, wenn es eine Zweigniederlassung im Ausland hat, weiter als eine Person auftritt, die allerdings in mehrere Teile aufgeteilt ist. Mit anderen Worten, es handelt sich juristisch um eine Person, die die Buchhaltung als Ganzes führt. Gleichzeitig muss sich die Zweigniederlassung nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes richten, d.h. die Buchführung gemäß den Rechnungslegungsvorschriften des Landes, wo sie errichtet wurde, führen.

Das Unternehmen sollte sich deshalb, wenn es beabsichtigt, eine Zweigniederlassung im Ausland zu errichten, alle relevanten Informationen über die Rechtsvorschriften in den Bereichen Steuern, Buchhaltung und Recht verschaffen, sodass es alle Informationen auswerten kann und seine Verpflichtungen kennt.

Weiter sei auch daran erinnert, dass eine Zweigniederlassung keine Rechtspersönlichkeit hat, sie ist daher keine selbstständige juristische Person (keine Handelsgesellschaft), und daher hat sie z.B. auf dem Gebiet der Tschechischen Republik kein Grund-/Stammkapital. Bei der Gründung einer Zweigniederlassung muss daher kein gezeichnetes Kapital, wie bei den anderen Unternehmen, eingebracht werden.

Eine Zweigniederlassung ist aus der Perspektive des tschechischen Buchführungsgesetzes ein Unternehmen, das verpflichtet ist, die Buchführung zu führen sowie den Jahresabschluss und die jeweilige Körperschaftsteuererklärung zu erstellen. Wenn die Zweigniederlassung auch andere Steuern zahlen muss - z.B. die Umsatzsteuer, die Kfz-Steuer usw., muss sie gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgehen und die jeweiligen Steuererklärungen einreichen.

Buchführung..... oder welche Optionen gibt es?

Die in der Tschechischen Republik eingerichtete Zweigniederlassung führt ihre Buchhaltung gemäß den tschechischen Rechtsvorschriften genauso wie ein auf unserem Gebiet gegründetes Unternehmen mit einer anderen Rechtsform.

Dagegen führt der Gründer (wie bereits oben erwähnt wurde), der seinen Sitz auf unserem Gebiet und gleichzeitig eine Zweigniederlassung im Ausland hat, die Buchhaltung für alle seine Zweigniederlassungen und für sich selbst als Ganzes.

Der Gründer der Zweigniederlassung führt seine Buchhaltung und gleichzeitig die Buchhaltung der Zweigniederlassung am häufigsten auf zwei Arten wie folgt:

  • Die Buchhaltung der Zweigniederlassung wird parallel geführt, d.h. die Zweigniederlassung führt die Buchhaltung selbstständig im Land ihrer Einrichtung, und gleichzeitig führt der Gründer die jeweilige Buchhaltung in seinem System (z.B. als eine getrennte Stelle)

Es handelt sich darum, dass die Zweigniederlassung ihre Buchhaltung selbstständig (für sich selbst) führt. Der Gründer führt seine eigene Buchhaltung und die Buchhaltung für die Tätigkeit der Zweigniederlassung. In der Buchhaltung des Gründers wird eine Stelle im Rahmen der Kosten, der Erträge, der Vermögenswerte, der Verbindlichkeiten, d.h. aller Konten des Kontenplans bestimmt, auf dem alle Buchungsfälle, die zur Zweigniederlassung gehören, gebucht werden. Anders gesagt, es wird auf die gleichen Konten wie beim Gründer gebucht, nur wird alles durch die Einführung des Kontos der Zweigniederlassung getrennt. In einem Buchhaltungssystem wird gleichzeitig gemäß den Vorschriften des Gründers und gemäß den Vorschriften der Zweigniederlassung gebucht. Fast jede Buchhaltungssoftware ermöglicht die Einführung der Stellen und die Erstellung der Aufstellungen für die jeweilige Stelle und deren weitere Verwendung - für Controlling, für den Jahresabschluss usw.

In diesem Zusammenhang sollte erwähnt werden, dass die wichtigsten Fallstricke die Einstellung der jeweiligen Software einschließlich aller Ausgänge ist, d.h. die einzelnen Prozesse müssen so eingestellt werden, dass sie die richtigen Unterlagen für die Weiterverwendung generieren. Der Hauptnachteil kann die sog. Doppelarbeit sein (alles wird eigentlich doppelt gebucht - einmal auf der Seite der Zweigniederlassung und einmal auf der Seite des Gründers), und gleichzeitig muss an alle gebuchten/nichtgebuchten Leistungen, die infolge von verschiedenen Rechnungslegungsregeln in den jeweiligen Ländern anders erfasst werden (z.B. die Neubewertung einiger Positionen der Aktiva auf den Zeitwert), gedacht werden.

  • Die Buchhaltung einer Zweigniederlassung wird getrennt geführt, und die Übertragung in die Buchhaltung des Gründers erfolgt mittels des Abrufens der aggregierten Positionen, Salden oder Summen

Dies ist die am häufigsten verwendete Methode der Buchhaltung der Zweigniederlassung seitens des Gründers (beim Gründer). Der Hauptgrund und eigentlich auch der Vorteil ist, dass die Buchhaltung (Buchung der Originalbelege) der Zweigniederlassung nur einmal geführt wird. Nachfolgend wird die Buchhaltung der Zweigniederlassung mittels der Transferbrücke oder mittels des Abrufens der jeweiligen Buchhaltungsdaten der Zweigniederlassung in die Buchhaltung des Gründers übertragen. Das Abrufen (die Übertragung) der Buchhaltungsdaten selbst wird auf der Grundlage des Bedarfs des Gründers angesichts seiner Outputs (Controlling usw.). Meistens wird ein monatliches Abrufen der Buchhaltungsdaten durchgeführt, was die Basisperiode für das Abrufen sein sollte. Wir sind der Meinung, dass eine geeignete Vorgehensweise (um alle Details, die für die weitere Verwendung notwendig zu behalten) das Abrufen der Daten mittels der einzelnen gebuchten Positionen der Betrachtungsperiode ist (z.B. das Abrufen der Daten für Juli 2019 wird für den Zeitraum vom 1.7.2019 bis 31.7.2019 durchgeführt).

Da der Gründer in der Tschechischen Republik und seine Zweigniederlassung meisten eine andere Währung verwenden, müssen für die jeweilige Datenübertragung auch die jeweiligen Währungskurse sichergestellt werden. Mit anderen Worten, es müssen Regeln für die Bestimmung des Umrechnungskurses eingestellt werden, mittels dessen die jeweiligen Daten zum Gründer übertragen werden. In der Praxis werden die Daten meistens mittels eines durch eine interne Regelung des Gründers festgelegten Festkurses übertragen.  

Sei es, dass der Gründer die eine oder die andere Option der Führung der Buchhaltung wählt, es müssen alle unterstützenden Unterlagen sichergestellt werden, da bei der Führung der Buchhaltung der Zweigniederlassung beim Gründer bestimmte Probleme entstehen können, und zwar, dass der Gründer keine ordentliche und detaillierte Dokumentation zur Führung der Buchhaltung der Zweigniederlassung in seiner Buchhaltung erarbeitet hat - d.h. wie die Buchhaltung geführt und übertragen wird, welche Vorgehensweisen im Rahmen der internen Inrechnungstellung verwendet werden usw. So kann es vorkommen, dass jeden Monat anders vorgegangen wird - z.B. ein anderer Umrechnungskurs, andere analytische Konten usw. verwendet werden. Der Mangel an ausreichenden internen Regeln kann zur falschen Führung der Buchhaltung oder sogar zur falschen Darstellung in den buchhalterischen Aufstellungen führen, d.h. zur Nichteinhaltung der grundlegenden Buchführungsgrundsätze, d.h. der wahrheitsgetreuen Führung der Bücher. Daher wird stets empfohlen, dass die Unternehmen eine detaillierte Dokumentation der Darstellung und der Übernahme von Daten der Zweigniederlassungen in ihre Buchhaltung erarbeiten. Am häufigsten wird eine innerbetriebliche Richtlinie erarbeitet, die die einzelnen Buchungsfälle, die in der Zweigniederlassung vorkommen können, und deren Darstellung in der Buchhaltung der Zweigniederlassung und auch die nachfolgende Übertragung in die Buchhaltung des Gründers beschreibt.

Oben haben wir erwähnt, dass die Buchhaltung der Zweigniederlassung am häufigsten in die Buchhaltung des Gründers auf der Grundlage der einzelnen Positionen (die zweite Option der Führung der Buchhaltung - Abrufen der aggregierten Daten) übertragen wird und dass für die Übertragung am häufigsten ein fester Kurs verwendet wird. In diesem Zusammenhang möchten wir jedoch darauf hinweisen, dass es in der Praxis auch mehrere Optionen gibt, sowohl beim Abrufen der Daten, als auch bei der Verwendung des Währungsumrechnungskurses.

Das Abrufen der Daten wird auch auf der Grundlage der Summen (d.h. nicht der einzelnen Positionen) im Betrachtungszeitraum durchgeführt. In der Fachöffentlichkeit wird auch die Diskussion über die Verwendung des Umrechnungskurses beim Abrufen der Salden, der Positionen und der Summen der Zweigniederlassung in der Buchhaltung des Gründers geführt. Bei der Umrechnung selbst sollte stets der Charakter der zu übertragenden Salden/Summen in Betracht genommen werden. In der Praxis gibt es folgende Meinungen zur Übertragung der Daten und zur Wahl des Umrechnungskurses:

  • Die Positionen auf den Konten des materiellen/immateriellen Anlagevermögens, einschließlich der Abschreibungen, der Wertberichtigungen, der Verkaufskosten der jeweiligen Anlage usw. sollten mit dem Umrechnungskurs zum Tag der sog. Einordnung zur Nutzung umgerechnet werden, d.h. zum Zeitpunkt des Buchungsfalls. Bereits hier gibt es Fallstricke, da das Datum des Buchungsfalls auch das Datum des Erwerbs des jeweiligen Anlagevermögens sein kann und nicht das Datum der sog. Einordnung zur Nutzung.
  • Die Salden, Summen und Positionen auf den Konten des Vermögens und der Verbindlichkeiten (z.B. Forderungen, Verbindlichkeiten, Geld usw.) sollten mit dem zum Tag der Übertragung, d.h. zum letzten Tag des zu übertragenden Zeitraums, geltenden Kurses umgerechnet werden.
  • Die Salden, Summen oder Positionen auf den Aktiv- und Passivkonten, die in den vorherigen zwei Punkten nicht angeführt sind, sollten mit dem zum Zeitpunkt des Buchungsfalles geltenden Kurses umgerechnet werden.
  • Die Salden, Summen oder Positionen auf den Ergebniskonten, die kein Bestandteil der oben genannten Punkte sind, sollten mittels eines durchschnittlichen Kurses des Betrachtungszeitraums umgerechnet werden. Auch hier entsteht ein Widerspruch, da das tschechische Buchhaltungsgesetz bei der Verwendung der Kurse entweder die Verwendung des Kurses zum Leistungstag oder die Verwendung des seitens des Unternehmens nach der Tschechischen Nationalbank und nach dem Tag der Veröffentlichung festgelegten Kurses ermöglicht.

Bei der Übertragung der Buchhaltung der Zweigniederlassung in die Buchhaltung des Gründers mittels der Methode des Abrufens der Summen, Positionen und Salden können Kursdifferenzen entstehen. Es entsteht die Frage, ob diese Kursdifferenzen direkt die Kosten und Erträge der jeweiligen Periode beeinflussen sollen oder ob diese Kursdifferenzen ein Bestandteil des Eigenkapitals des Gründers sein sollten. Dieses Thema wird ebenfalls ausführlich diskutiert, und in der Praxis belässt die Mehrheit der Unternehmen diese Wechselkursdifferenzen als Teil der Gewinn- und Verlustrechnung (Kosten und Erträge). Natürlich ergibt sich die Frage, ob die entstandenen Kursdifferenzen eher das Eigenkapital und nicht das Ergebnis der laufenden Periode beeinflussen sollten.

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Schlussfolgerung

Das Thema der Führung der Buchhaltung der Zweigniederlassungen, insbesondere seitens des Gründers, ist ein umfangreiches Thema, und es könnte viel mehr darüber geschrieben werden, und viele verschiedene Meinungen der Fachöffentlichkeit und der eingeübten Praxis könnten verglichen werden.

Wir sind der Meinung, dass das wichtigste bei der Gründung einer Zweigniederlassung im Ausland die Bekanntmachung des Gründers mit allen dort geltenden Vorschriften und die Verschaffung aller notwendigen Buchhaltungsunterlagen der Zweigniederlassung im Ausland ist, d.h. so dass nicht nur die Regeln für die Buchführung und die Übertragung der Salden festgelegt werden, sondern auch die Regeln des damit zusammenhängenden Controllings und des Gesamtoutputs im Rahmen eines Unternehmens festgelegt werden.

Petra Čechová & Lída Malimánková

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